Boa leitura!!
Reuniões eficazes
Reuniões são atividades que acontecem a todo o momento, em todos os lugares e na qual investe-se, muitas vezes, um precioso tempo. Portanto é necessário compreender quando é necessário realizá-las, pois nem todos os assuntos e decisões dependem de reuniões. Portanto, antes de planejar a próxima, faça a seguinte pergunta: Por que é necessário realizar esta reunião?AS 13 RAZÕES PARA TER UMA REUNIÃO:
- Comunicar ou solicitar informações vitais
- Obter o consenso de um grupo
- Responder a perguntas e preocupações
- Decidir ou avaliar uma questão
- Aceitar ou dar suporte a uma idéia
- Vender uma idéia, produto ou serviço
- Fazer um brainstorm
- Solucionar um problema, conflito ou diferença de opinião
- Gerar o espírito de equipe
- Fornecer treinamento ou explicação sobre um projeto
- Alterar percepções ou atitudes
- Passar tranqüilidade sobre uma questão ou situação
- Despertar a consciência ou o interesse em uma idéia, situação ou projeto
Estando convencido da necessidade da reunião, eis algumas considerações
- Quem agenda a reunião deve saber o que pretende obter ao final de cada reunião que realiza;
- Deve-se convidar somente as pessoas necessárias ao objetivo da reunião;
- Todos os participantes devem saber, com antecedência, o que se deseja alcançar com tal reunião;
- A pauta de reuniões deve ser distribuída com antecedência aos participantes;
- Cada participante deve saber de antemão que contribuição deve fazer aos itens da pauta;
- No início da reunião a pauta deve ser revista, abrindo-se espaço para alterações necessárias;
- Os temas prioritários devem ser os primeiros da pauta;
- Deve-se escolher uma pessoa para conduzir a reunião;
- Para cada item da pauta deve ser estabelecido um limite de tempo;
- O limite estabelecido deve ser cumprido;
- Deve-se esgotar cada item, sem ficar pulando de um item para o outro;
- Ao final de cada item é feito um resumo da discussão e das decisões tomadas;
- Define-se claramente o que cada pessoa deverá fazer após as decisões;
- Deve-se estabelecer datas de controle para as tarefas subseqüentes;
- Todos os participantes devem ter chance de expressar suas opiniões;
- Ao final da reunião deverá ser feita uma avaliação de como a mesma transcorreu;
- Todos os participantes devem avaliar a reunião e observar se foi produtiva;
- Deve-se incorporar as sugestões dos participantes para futuras reuniões.
AS 13 RAZÕES PARA NÃO TER UMA REUNIÃO
As reuniões podem facilmente se tornar um vício. Verifique se você não está participando de uma pelas razões erradas:
- Você se reúne apenas por hábito, ou seja, toda semana, na mesma hora e lugar
- O ego de alguém entra em cena para se mostrar importante e controlar a situação
- A informação poderia ser comunicada de outra forma
- A pessoa chave não está disponível
- Os participantes não tem tempo hábil para se preparar
- Sua decisão já foi tomada e você não quer nenhuma opinião
- Sua decisão é controversa e pode criar resistência
- Os custos são maiores que os benefícios
- Outras questões dificultam uma decisão a ser tomada brevemente
- O assunto é confidencial
- Não se ganha ou se perde não tendo a reunião
- Você não tem nada para fazer e quer se mostrar ocupado
- Você quer uma desculpa para sair do escritório
SUBSTITUTOS COMUNS PARA AS REUNIÕES
Se depois de examinar com cuidado você decidir que sua reunião não é necessária, procure outras formas para comunicar seus pensamentos, idéias e sugestões:- Agende uma coference call por telefone
- Escreva um memo (com menos de uma página)
- Escreva um breve relatório e afixe-o no edital
- Passe um fax com sua informação
- Envie sua informação por e-mail
- Coloque a informação na intranet de sua empresa
- Agende uma série de discussões corpo a corpo
- Organize um café da manhã, almoço ou jantar, especialmente quando você quer conhecer a pessoa melhor.
- Autora: Viviane Rodrigues
- viviane@caputconsultoria.com.br
- Fonte: http://www.caputconsultoria.com.br/?pag=ver_artigos&id=53
Nenhum comentário:
Postar um comentário
Colabore! Envolva-se! Participe! Faça valer sua opnião!